We houden u niet voor de gek... maar misschien betekent het niet wat u denkt.

We werken minder omdat we ons werk hebben georganiseerd overeenkomstig zeer precieze procedures en we hebben alle terugkerende manuele bewerkingen geautomatiseerd.

We produceren meer omdat we meer tijd hebben om de kwaliteit te controleren en onze service te verbeteren. We besteden minder tijd aan administratieve overhead en meer tijd aan onze klanten en vertalers.

We investeren veel tijd in onze continue zoektocht naar goede vertalers. Elk jaar krijgen we meer dan 6.000 sollicitatiebrieven van vertalers en die worden allemaal behandeld in ons selectiebeheerproces. Onze online database bevat nu 60,309 gescreende professionele native speakers, die allemaal snel beschikbaar zijn voor vertalingen.

Dankzij onze goede reputatie in de vertaalwereld schrijven elke maand meer dan 500 vertalers zich online bij ons in. Ons selectiebeheerteam gebruikt op maat gemaakte, webgebaseerde software om deze sollicitaties te sorteren en te rangschikken op basis van de kwaliteiten van de vertalers en onze eigen interne behoeften. In een eerste fase wordt meer dan 60 % van deze sollicitaties geweerd omwille van onvoldoende bekwaamheid van de vertaler. Vertalers die geen native speakers zijn, worden bijvoorbeeld nooit toegelaten. We onderzoeken de resterende sollicitanten, controleren hun referenties, hun diploma's en hun bekwaamheid om met CAT-tools te werken, we testen hoe snel ze reageren via e-mail en via telefoon en we regelen een telefonisch sollicitatiegesprek met een native speaker in hun moedertaal om hun taalvaardigheid te testen. Tijdens dit proces, wordt nog eens 30 % geweigerd omdat ze niet geschikt zijn. De resterende sollicitanten krijgen een moeilijke vertaaltest in de taalcombinaties waarvoor ze hebben gesolliciteerd. Een andere vertaler met dezelfde moedertaal controleert de vertaling en geeft punten op zeven categorieën: grammatica, spelling, consistentie, leesbaarheid, terminologie, vertaalfouten en de bekwaamheid om de opmaak te behouden. Vertalers die deze strenge test doorstaan, worden aanvaard in onze vertalerspool en staan ter beschikking voor toekomstige vertalingen. Elke maand worden slechts 30 tot 50 van de oorspronkelijke 500 sollicitanten aangenomen.

We blijven de kwaliteit van onze vertalers controleren, zelfs nadat ze zijn aangenomen: een op de drie taken krijgt punten van een andere vertaler met dezelfde moedertaal op de zeven bovenstaande categorieën. Vertalers die onder het verwachte kwaliteitsniveau komen, worden ontslagen.

Elke vertaalopdracht wordt beheerd door een projectmanager die in ons hoofdkantoor in Rome werkt. De projectmanager heeft de eindverantwoordelijkheid voor de klanttevredenheid bij elke vertaalaanvraag. Hij of zij is de voornaamste contactpersoon tussen TRANSLATED en de klant en bijgevolg is hij verantwoordelijk voor de deadlines en de kwaliteit van alle documenten die moeten worden vertaald of bewerkt voor een bepaald project. Specifieke taken van de projectmanager zijn:

• Kwaliteitsgarantie
• Projecten plannen
• Vertalers of redacteurs selecteren
• Taken toewijzen
• Vertaalgeheugens, terminologie en referentiemateriaal voorbereiden
• De terminologie beheren om de consistentie te waarborgen
• Communicatie met de klant
• Time management om ervoor te zorgen dat alle deadlines worden gehaald
• De vertaling leveren op of voor de deadline
• Feedback van de klanten verwerken in toekomstige projecten

De PM's gebruiken voor elke opdracht ons eigen projectbeheersysteem dat de personeelsdatabase scant om een lijst te maken met de meest geschikte vertalers voor de opdracht. De vertalers worden getoond in voorkeursvolgorde op basis van een ingewikkeld algoritme met o.a. de kwaliteits- en bekwaamheidsscores voor die vertalers, het aantal keer dat een vertaler voor ons heeft gewerkt, het aantal keer dat een vertaler voor de klant in kwestie heeft vertaald en de andere punten in de vertalersprofielen.

Het projectbeheersysteem zorgt ervoor dat de deadlines van de vertalingen worden gehaald doordat het onze projectmanagers in staat stelt om snel te bepalen waar extra aandacht is vereist, zodat ze zich kunnen concentreren op wat belangrijk is en geen tijd verliezen aan administratieve details.

Ons prestatiedoel is dat de vertaling zelf 90 % van de werktijd voor elke opdracht inneemt - de klant wacht slechts 10 % langer dan wanneer hij het document zelf zou hebben vertaald. Dit is een ongeëvenaarde prestatie in de vertaalwereld, zoals u kunt zien op alle andere online offertes van alle andere internetvertaalservices. We hebben tijd en geld geïnvesteerd om ervoor te zorgen dat onze klanten een zo kort mogelijke levertijd krijgen.

Van zodra de PM een vertaler kiest, wordt de opdracht in "automatische" modus gezet, waardoor het projectbeheersysteem de vertalers automatisch contacteert via sms of e-mail, met een beschrijving van de opdracht en een online aankooporder. De vertaler aanvaardt de opdracht online door op de knop "accept" te drukken in het aankooporder; vervolgens downloadt hij de bestanden via een veilige weblink naar de te vertalen zip-bestanden. Als de bestanden eenmaal zijn vertaald, worden ze opnieuw via de aankooporderlink geüpload en wordt de opdracht verplaatst naar de revisiefase. Als de vertaler de opdracht niet aanvaardt, kiest het systeem de tweede vertaler in de lijst enz. Als binnen een vooraf ingestelde tijdspanne geen vertaler wordt gevonden, gaat de projectmanager zelf op zoek. Gemiddeld worden de opdrachten ongeveer een half uur nadat het order is geplaatst, vertaald. Hoewel dit allemaal automatisch gebeurt, wordt de projectmanager constant op de hoogte gehouden over elke wijziging via kleurindicatoren op het werkpaneel van de projectmanager; als er problemen zijn, komt de project manager onmiddellijk tussen.

Onze meest populaire online tool is ons orderopvolgingssysteem. Met behulp van een gebruikersnaam en een wachtwoord kunt u online een volledige geschiedenis bekijken van alle orders die u ooit hebt geplaatst, inclusief de talencombinatie, de bestel- en leveringsdatum, de woordtelling en de prijs, om maar een paar velden op te noemen. U kunt kolommen sorteren en filteren op basis van datums, talen, projectnamen, enz. Verder kunt u op elke vertaalopdracht klikken en de factuur voor die opdracht bekijken. Dit is uiterst nuttig gebleken voor de projectmanagers en de financiële afdelingen van onze klanten.

De vertalers uploaden hun vertalingen als ZIP-bestanden naar onze beveiligde FTP-site met behulp van een formulier in het online aankooporder dat we hen sturen. Onze mailserver en FTP-server (volledig door ons beheerd om de vertrouwelijkheid en de beschikbaarheid te garanderen) zijn uitgerust met antivirussoftware die wekelijks wordt bijgewerkt. Antivirusscannen is belangrijk: meer dan 15 % van de Word-documenten die we van klanten en vertalers ontvangen, bevatten Word-macrovirussen.

Ons kwaliteitsplan draait rond drie punten:

• de kwaliteit van elke vertaling garanderen;
• de kwaliteit van toekomstige vertalingen verbeteren op basis van evaluaties van vertalers;
• de onderliggende processen van ons bedrijf aanpassen op basis van kwaliteitsbeoordelingen.

Om de vertaalkwaliteit te garanderen wordt elke vertaling met "publicatiekwaliteit" geëvalueerd en gereviseerd door een tweede native speaker die zoekt naar foute interpretaties, terminologiefouten, grammatica, spelling, consistentie, leesbaarheid, zinsstructuur en opmaak.

Deze revisies verbeteren niet alleen elke vertaling, maar helpen ons ook met onze tweede kwaliteitsdoelstelling, een betere kwaliteit van de toekomstige vertalingen. Elke evaluatie leidt tot een kwaliteitsscore uitgedrukt in cijfers voor de initiële vertaler waarin zijn werk wordt beoordeeld aan de hand van de zeven bovenstaande categorieën. Dit cijfer wordt teruggekoppeld naar het vertalersprofiel in het personeelssysteem voor toekomstige rangschikking. Zowel de oorspronkelijke vertaler als de revisor krijgen voor elke opdracht een cijferscore op bekwaamheid van de projectmanager. Ook deze scores worden in het personeelssysteem ingevoerd en gebruikt om de vertalers te rangschikken voor de volgende opdracht.

Deze scores zijn essentieel voor onze kwaliteitsevolutie op lange termijn omdat ze door het projectbeheersysteem worden gebruikt om voor elke opdracht een lijst van vertalers op te stellen. Vertalers die een hoge score hebben gekregen, hebben de grootste kans om te worden gekozen en verder te worden geëvalueerd. Vertalers met lage scores komen echter lager in de lijst terecht en zullen minder vaak worden gekozen. Met de tijd maakt het systeem, door het grote aantal vertalingen, een onderscheid tussen de vertalers die een goede kwaliteit leveren en de vertalers met een slechte kwaliteit; die laatsten worden geleidelijk uit het systeem geëlimineerd.

Dit proces wordt versterkt door een constante toevloed van nieuwe cv's, ongeveer 500 sollicitaties per maand (waarvan minder dan 10 % wordt aangenomen).

Onze derde kwaliteitsdoelstelling, aanpassing van bedrijfsprocessen op basis van kwaliteitsbeoordelingen, is een proces op lange termijn waarover ons managementteam het toezicht heeft. We gebruiken incrementele kwaliteitsmetingen en feedback van de klanten om te bepalen waar ons proces moet worden versterkt; vervolgens stippelen we het kortetermijnproces van zes maanden en het strategische langetermijnproces van vijf jaar uit. Op basis van deze planningen worden wijzigingen aangebracht in de organisatie van het bedrijf, in de processen die het bedrijf handhaaft en de softwaretools die deze processen ondersteunen. Deze planningen worden om de zes maanden bijgewerkt.

De projectmanagers zijn verantwoordelijk voor de levering van de vertaalde documenten aan de klant, in alle formaten, per e-mail, door ze te uploaden of indien nodig, via de post. De projectmanagers zijn ook verantwoordelijk voor het bijwerken van de projectstatus, de facturatie en alle soorten bijstand voor de klant; meestal is hij de verbindingspersoon tussen de klanten en Translated tijdens alle productie- en postproductiefasen.